Maneiras inteligentes de economizar dinheiro em seu evento corporativo

Maneiras inteligentes de economizar dinheiro em seu evento corporativo

Maneiras inteligentes de economizar dinheiro em seu evento corporativo!

 

Planejar um evento corporativo pode ser difícil, não importa quanto você possa gastar, mas fazê-lo com um orçamento pequeno é outro desafio. Descubra como economizar dinheiro em seu evento corporativo com essas oito dicas de economia.

1. Encontre um local com uma flexibilidade para fornecedores

Alguns locais de eventos corporativos exigem o uso de fornecedores específicos. Se for esse o caso, você pode ser forçado a contratar um fornecedor que exceda seu orçamento ou a servir alimentos que não são o que você imaginou para o seu evento. Para reduzir ainda mais os custos de alimentação, considere um buffet ou jantar em estilo familiar, em vez de ter um menu completo.

2. Escolha um local que já tenha uma infraestrutura.

Você deseja que o local do seu evento corporativo seja agradável e profissional para o seu evento, mas não deve gastar uma fortuna para que isso aconteça.

A melhor maneira de minimizar os custos de decoração é escolher um local que já tenha uma infraestrutura para que não seja necessário decoração adicional.

As instalações para eventos corporativos com espaços ao ar livre, são ótimas opções, pois a beleza do ambiente natural pode ser toda a decoração que você precisa.

  1. Reserve dias, horários fora do pico 

Os locais de eventos corporativos de São Paulo cobram mais nos dias e horários de pico devido à maior demanda por seus serviços. Por exemplo, fazer sua festa de confraternização na primeira sexta-feira de dezembro será muito mais caro do que em uma segunda-feira ou quarta-feira.

5. Mantenha sua marca genérica

Materiais de marca, como faixas, letreiros e brindes, ajuda a posicionar sua marca e cultura da sua empresa. Suas necessidades de material promocional provavelmente serão mais ou menos as mesmas de um evento para o outro, portanto, reutilizar esses materiais é uma maneira ideal de economizar dinheiro. Para garantir que você possa reutilizar todos os seus sinais e outros materiais, não os torne específicos para o evento. Dessa forma, a despesa de criação desses materiais é um custo único que você pode remover dos orçamentos para eventos futuros.

6. Cuidado com os custos ocultos

Os custos ocultos podem aumentar o seu orçamento, se você não planejar.

Muitos locais de eventos corporativos exigem que você pague taxas adicionais associadas a móveis, bares embutidos, máquinas de gelo, limpeza, lixo e assim por diante. Revise seu contrato cuidadosamente antes de assinar para garantir que você não esteja sendo cobrado por coisas que não havia discutido anteriormente.

Seu contrato pode especificar uma quantidade específica de horas pelas quais você pode ocupar o espaço. Se for esse o caso, pergunte se o local cobrará um valor extra se você precisar de mais tempo para montar ou desmontar ou se a entrega ou retirada de aluguel não é no mesmo dia do seu evento.

7. Obtenha um número exato de funcionários

A maioria das despesas do seu evento corporativo dependerá da quantidade de participantes que você espera. Quando se trata do tamanho do local, da quantidade de alimentos e bebidas e do número de brindes, quanto mais convidados você convidar, maiores serão os custos.

Embora você não consiga reduzir a quantidade de pessoas que precisa convidar, você pode reduzir os custos obtendo um número exato de pessoas que realmente planeja participar. Para eventos gratuitos, a taxa de desistência pode chegar a 30%. Se você planeja 100 pessoas e apenas 70 aparecerem, pode ter gasto quase o dobro do necessário em determinados itens.

Envie uma solicitação de confirmação de presença quatro a seis semanas antes do evento e entre em contato com os convidados que não responderam mais tarde.

Para garantir a segurança, procure fornecedores que permitam retornar produtos que você não usa. Por exemplo, se você estiver fornecendo seu próprio álcool, poderá devolver qualquer garrafa de vinho que não tenha sido aberta no final do evento. Ou você pode levar o álcool de volta e usá-lo para um evento futuro.

Também entendemos os desafios de planejar um evento corporativo econômico e temos prazer em trabalhar com você para manter os custos o mais baixo possível.

Ligue para  mais informações ou para agendar uma visita!