Check list para eventos corporativos

Check list para eventos corporativos

A organização de eventos corporativos pode ser uma tarefa bastante desafiadora, pois exige atenção a diversos detalhes para que tudo saia conforme o planejado. A dedicação à organização do evento deve começar meses antes da data oficial da festa, lançamento de produto ou evento de relacionamento.

Esse planejamento deve ser feito em comunicação direta com fornecedores, colaboradores e prestadores de serviços. Um dos pontos mais relevantes da organização é escolher o local do evento corporativo, que deve ser um ambiente sofisticado e com toda a infraestrutura necessária para receber clientes, fornecedores, parceiros e investidores com qualidade e segurança.

Todos os itens e detalhes da organização do evento devem ser colocados no papel, numa espécie de check list que vai guiar a empresa até o dia da festa. Confira algumas etapas fundamentais do planejamento de eventos empresariais:

– Definir local, data, duração do evento, fornecedores e prazos de entrega;

– Escolher o ambiente ideal para o evento e a decoração;

– Detalhar o perfil dos convidados;

– Conhecer funcionários, fornecedores e equipe de serviço do evento.

O que não pode faltar no check list!

Para que o evento alcance o sucesso esperado, o check list deve ser feito com rigor e atenção. Todas as etapas da produção devem ser detalhadas no cronograma de atividades. Confira um exemplo de check list para eventos corporativos:

Definir lista de convidados,

– Escolher palestrantes,mestres de cerimônia e definir convidados especiais;

– Reservar espaços para autoridades e convidados ilustres;

– Escolher o local e verificar a disponibilidade de auditórios, salões e outros ambientes;

– Planejar e desenvolvera comunicação do evento, com destaque para os convites e e-mails de confirmação de presença;

– Detalhar o cronograma do evento;

– Escolher o cardápio do evento;

– Detalhar os procedimentos de segurança e as autorizações necessárias para a realização do evento;

– Fechar contratos com prestadores de serviços;

– Definir o script dos mestres de cerimônia;

– Escolher oradores e preparar discursos e apresentações;

– Conhecer o staff do evento;

– Visitar o local do evento antes da data da festa;

– Estabelecer a comunicação, divulgação e marketing do pós-evento.