Maneiras inteligentes de economizar dinheiro em seu evento corporativo

Maneiras inteligentes de economizar dinheiro em seu evento corporativo

Maneiras inteligentes de economizar dinheiro em seu evento corporativo!

 

Planejar um evento corporativo pode ser difícil, não importa quanto você possa gastar, mas fazê-lo com um orçamento pequeno é outro desafio. Descubra como economizar dinheiro em seu evento corporativo com essas oito dicas de economia.

1. Encontre um local com uma flexibilidade para fornecedores

Alguns locais de eventos corporativos exigem o uso de fornecedores específicos. Se for esse o caso, você pode ser forçado a contratar um fornecedor que exceda seu orçamento ou a servir alimentos que não são o que você imaginou para o seu evento. Para reduzir ainda mais os custos de alimentação, considere um buffet ou jantar em estilo familiar, em vez de ter um menu completo.

2. Escolha um local que já tenha uma infraestrutura.

Você deseja que o local do seu evento corporativo seja agradável e profissional para o seu evento, mas não deve gastar uma fortuna para que isso aconteça.

A melhor maneira de minimizar os custos de decoração é escolher um local que já tenha uma infraestrutura para que não seja necessário decoração adicional.

As instalações para eventos corporativos com espaços ao ar livre, são ótimas opções, pois a beleza do ambiente natural pode ser toda a decoração que você precisa.

  1. Reserve dias, horários fora do pico 

Os locais de eventos corporativos de São Paulo cobram mais nos dias e horários de pico devido à maior demanda por seus serviços. Por exemplo, fazer sua festa de confraternização na primeira sexta-feira de dezembro será muito mais caro do que em uma segunda-feira ou quarta-feira.

5. Mantenha sua marca genérica

Materiais de marca, como faixas, letreiros e brindes, ajuda a posicionar sua marca e cultura da sua empresa. Suas necessidades de material promocional provavelmente serão mais ou menos as mesmas de um evento para o outro, portanto, reutilizar esses materiais é uma maneira ideal de economizar dinheiro. Para garantir que você possa reutilizar todos os seus sinais e outros materiais, não os torne específicos para o evento. Dessa forma, a despesa de criação desses materiais é um custo único que você pode remover dos orçamentos para eventos futuros.

6. Cuidado com os custos ocultos

Os custos ocultos podem aumentar o seu orçamento, se você não planejar.

Muitos locais de eventos corporativos exigem que você pague taxas adicionais associadas a móveis, bares embutidos, máquinas de gelo, limpeza, lixo e assim por diante. Revise seu contrato cuidadosamente antes de assinar para garantir que você não esteja sendo cobrado por coisas que não havia discutido anteriormente.

Seu contrato pode especificar uma quantidade específica de horas pelas quais você pode ocupar o espaço. Se for esse o caso, pergunte se o local cobrará um valor extra se você precisar de mais tempo para montar ou desmontar ou se a entrega ou retirada de aluguel não é no mesmo dia do seu evento.

7. Obtenha um número exato de funcionários

A maioria das despesas do seu evento corporativo dependerá da quantidade de participantes que você espera. Quando se trata do tamanho do local, da quantidade de alimentos e bebidas e do número de brindes, quanto mais convidados você convidar, maiores serão os custos.

Embora você não consiga reduzir a quantidade de pessoas que precisa convidar, você pode reduzir os custos obtendo um número exato de pessoas que realmente planeja participar. Para eventos gratuitos, a taxa de desistência pode chegar a 30%. Se você planeja 100 pessoas e apenas 70 aparecerem, pode ter gasto quase o dobro do necessário em determinados itens.

Envie uma solicitação de confirmação de presença quatro a seis semanas antes do evento e entre em contato com os convidados que não responderam mais tarde.

Para garantir a segurança, procure fornecedores que permitam retornar produtos que você não usa. Por exemplo, se você estiver fornecendo seu próprio álcool, poderá devolver qualquer garrafa de vinho que não tenha sido aberta no final do evento. Ou você pode levar o álcool de volta e usá-lo para um evento futuro.

Também entendemos os desafios de planejar um evento corporativo econômico e temos prazer em trabalhar com você para manter os custos o mais baixo possível.

Ligue para  mais informações ou para agendar uma visita!

Check list para eventos corporativos

Check list para eventos corporativos

A organização de eventos corporativos pode ser uma tarefa bastante desafiadora, pois exige atenção a diversos detalhes para que tudo saia conforme o planejado. A dedicação à organização do evento deve começar meses antes da data oficial da festa, lançamento de produto ou evento de relacionamento.

Esse planejamento deve ser feito em comunicação direta com fornecedores, colaboradores e prestadores de serviços. Um dos pontos mais relevantes da organização é escolher o local do evento corporativo, que deve ser um ambiente sofisticado e com toda a infraestrutura necessária para receber clientes, fornecedores, parceiros e investidores com qualidade e segurança.

Todos os itens e detalhes da organização do evento devem ser colocados no papel, numa espécie de check list que vai guiar a empresa até o dia da festa. Confira algumas etapas fundamentais do planejamento de eventos empresariais:

– Definir local, data, duração do evento, fornecedores e prazos de entrega;

– Escolher o ambiente ideal para o evento e a decoração;

– Detalhar o perfil dos convidados;

– Conhecer funcionários, fornecedores e equipe de serviço do evento.

O que não pode faltar no check list!

Para que o evento alcance o sucesso esperado, o check list deve ser feito com rigor e atenção. Todas as etapas da produção devem ser detalhadas no cronograma de atividades. Confira um exemplo de check list para eventos corporativos:

Definir lista de convidados,

– Escolher palestrantes,mestres de cerimônia e definir convidados especiais;

– Reservar espaços para autoridades e convidados ilustres;

– Escolher o local e verificar a disponibilidade de auditórios, salões e outros ambientes;

– Planejar e desenvolvera comunicação do evento, com destaque para os convites e e-mails de confirmação de presença;

– Detalhar o cronograma do evento;

– Escolher o cardápio do evento;

– Detalhar os procedimentos de segurança e as autorizações necessárias para a realização do evento;

– Fechar contratos com prestadores de serviços;

– Definir o script dos mestres de cerimônia;

– Escolher oradores e preparar discursos e apresentações;

– Conhecer o staff do evento;

– Visitar o local do evento antes da data da festa;

– Estabelecer a comunicação, divulgação e marketing do pós-evento.

 

 

A importância do Welcome Coffee para seu evento

A importância do Welcome Coffee para seu evento

O welcome coffee é quase um ritual para os eventos corporativos, mas mesmo com tantas empresas fazendo esse tipo de recepção, poucas sabem a real importância desse serviço. Mais do que um café da manhã, o welcome coffee pode ser usado como uma verdadeira estratégia de marketing, trazendo grandes resultados para uma marca ou empresa.

Antes de entender mais sobre a importância dessa recepção, é fundamental saber a diferença entre os termos welcome coffee e coffee break. Confira:

O welcome coffee, como a própria tradução deixa evidente, é o café servido no início de algum evento ou reunião. Ele serve para dar boas-vindas aos convidados. É nesse momento que o anfitrião tem o primeiro contato com as pessoas presentes no evento.

Já o coffee break, como também é explicado com a tradução, é o café servido no intervalo ou no final de alguma palestra, reunião, curso ou outro evento corporativo. Ele é realizado para que as pessoas possam dar uma pausa no trabalho, se alimentar e voltar para o evento.

Agora que você já sabe a diferença, vamos listar a importância do welcome coffee, destacando os principais motivos para oferecer essa recepção especial aos seus convidados. Veja:

É um momento de networking: é no welcome coffee que seus convidados fazem o networking com as demais pessoas presentes.

Influencia a reputação da sua empresa: oferecer um bom welcome coffee é sinônimo de conquistar mais clientes e admiradores. Dizem que a primeira impressão é a que fica, e é exatamente isso o que acontece.

Garante convidados atentos e despertos: oferecer um café na recepção pode ajudar seus convidados a ficarem mais concentrados e atentos à sua reunião, palestra ou curso.

É um momento de agradecer: ofertar um welcome coffee é também uma oportunidade de agradecer a presença de todos os convidados.

Esses são apenas alguns benefícios que o welcome coffee pode trazer à sua empresa ou marca. Para saber mais e garantir sempre o melhor evento para seus convidados, entre em contato com o Villa Vérico!

 

 

A importância do evento de confraternização para sua empresa

A importância do evento de confraternização para sua empresa

Muitos funcionários,parceiros e colaboradores ficam empolgados com a chegada do fim do ano, pois este costuma ser o período do ano marcado por um espírito de confraternização,união e bons sentimentos dentro das organizações. Contudo, as confraternizações não precisam acontecer apenas em dezembro. As companhias podem usar esse tipo de evento para celebrar bons resultados durante o ano, para comemorar o aniversário da empresa ou até mesmo para motivar suas equipes.

As confraternizações têm um impacto muito positivo sobre o rendimento dos funcionários. Esse tipo de festa tem a tendência de unir colegas e estimular a comunicação entre as pessoas, sendo uma maneira eficiente de promover a integração entre os colaboradores, diretores e gerentes das empresas.

Os eventos de confraternização podem ter influência direta sobre os resultados da empresa no pós-evento, pois eles quebram algumas barreiras de relacionamento que, no dia adia da empresa, não seria possível. Além disso, as confraternizações são importantes para dar novo estímulo a profissionais desmotivados e com baixo rendimento.

A confraternização é uma forma de sair da rotina, de aliviar a carga de estresse do cotidiano e curtir bons momentos ao lado de colegas de trabalho. O momento de diversão revigora as energias da equipe e faz com que as pessoas se sintam orgulhosas por trabalharem na organização. Isso traz benefícios contínuos para a empresa.

Por que realizar confraternizações?

O primeiro motivo para realizar uma confraternização é premiar os funcionários com um momento de diversão por toda a sua dedicação à empresa. Em segundo lugar, esses eventos melhoram muito o clima organizacional e criam um ambiente mais leve e descontraído para a empresa.

O principal objetivo das confraternizações é integrar os colaboradores. Por isso, o evento deve ser bem planejado e organizado. A festa deve acontecer num espaço aconchegante, onde todos se sintam à vontade. Outro ponto importante é que o evento deve ter exatamente o perfil do público-alvo.

Durante as confraternizações, é importante também reforçar a imagem institucional da empresa diante do público interno. Isso pode ser feito com pronunciamentos de diretores, sorteios de prêmios para funcionários e lançamentos de novos produtos ou projetos.

Na prática, a realização de uma confraternização é uma excelente estratégia de Endomarketing,conjunto de medidas voltadas ao público interno da empresa.

Grandes shows em eventos fechados

Grandes shows em eventos fechados

Ter a oportunidade de assistir um show musical de qualidade, de artistas renomados e bandas profissionais é, sem dúvida, uma excelente forma de curtir momentos únicos de diversão, descontração e relaxamento. Os grandes shows demandam uma completa infraestrutura de som, palco e iluminação, e tudo isso pode ser incorporado aos eventos fechados, com a mesma referência e qualidade dos shows organizados para grandes públicos.

Os shows musicais trazem um toque de sofisticação para eventos sociais e corporativos, e encantamos convidados com performances exclusivas, contratadas para um público seleto.Nada é mais emocionante e empolgante do que ouvir uma banda completa ao vivo,em apresentações repletas de adrenalina.

Nos eventos fechados,a estrutura para os grandes shows exige um planejamento completo e profissional, com a adequação do ambiente, espaço para os instrumentos musicais, camarim para os músicos e cantores, além de sistemas de segurança para o público, como saídas de emergência sinalizadas e controle do número limite de pessoas dentro do recinto.

O impacto dos shows nos eventos sociais e corporativos

Os shows musicais valorizam muito os eventos sociais e corporativos, principalmente quando o artista ou banda contratada é reconhecida pelo público. Por isso, a organização de um evento com apresentação musical precisa ser conduzida por profissionais experientes.

Na Villa Vérico, os clientes encontram o espaço ideal e a melhor equipe para a realização de eventos fechados com grandes shows musicais. As apresentações são pensadas em todos os detalhes para garantir eventos de sucesso, com estrelas da música nacional no comando de shows profissionais e com uma megaestrutura com amplificadores,caixas de som, iluminação especial, alto-falantes, telões, qualidade acústica para o ambiente, efeitos visuais e todos os equipamentos necessários.

Certamente, eventos com shows musicais se tornam grandes produções, com impacto positivo para o anfitrião, seja ele uma empresa ou pessoa física. A equipe da Villa Vérico pode ajudá-los a realizar um evento fechado com atrações musicais qualificadas.Defina a data do seu evento e entre em contato conosco!

Tendências para Eventos Corporativos em 2017

Tendências para Eventos Corporativos em 2017

Quer deixar seus próximos eventos corporativos mais originais? Então, veja algumas das tendências do mercado para este ano e descubra como transformar uma simples comemoração em um momento especial para a empresa.

O mercado de eventos vem se renovando a cada ano e traz muitas novidades para o setor, principalmente para as ocasiões corporativas. Se você quer acompanhar essas mudanças e produzir um evento de qualidade, veja as nossas dicas:

Tecnologia

Traga mais tecnologia para o seu evento, seja na parte das atrações ou até na filmagem e fotografia. Utilize as redes sociais, as cabines fotográficas e outros serviços para deixar o evento mais moderno.

Decoração

Também vale inovar quando se trata da decoração. Algumas novidades são os arranjos suspensos de flores, que chegaram ao mercado e já estão movimentando as vendas. Também existem novidades na iluminação, com as luzes de led e neon.

Convite e lembranças do evento

Produza convites e brindes para os seus eventos. Eles dão um toque de personalização e atraem os convidados.

Gastronomia

Uma opção alternativa e interessante para eventos corporativos é a contratação de food bikes, que estão em alta no mercado gastronômico. Outra dica são os cardápios gourmet, que utilizam ingredientes mais requintados, como carnes nobres, chocolates importados e bebidas artesanais.

São muitas as novidades para o mercado de eventos corporativos. Para saber mais, entre em contato com o Villa Vérico!

Finger Food nos eventos corporativos

Finger Food nos eventos corporativos

Você já ouviu falar no conceito de Finger Food? Essas comidinhas especiais são a principal tendência no universo dos eventos corporativos e favorecem muito o networking e a integração entre os convidados.

Finger Food é uma culinária que se popularizou no século XXI, durante a principal fase de desenvolvimento tecnológico do mundo. Essa gastronomia é baseada em comidas que podem ser degustadas com as mãos, sem tanto rigor e formalidade. São petiscos e guloseimas da alta cozinha, mas que têm uma apresentação moderna, sofisticada e com fácil acesso dos convidados.

Nos eventos corporativos, o Finger Food é utilizado para tornar a ocasião mais dinâmica,numa tentativa de acompanhar o ritmo da vida moderna. O serviço e a apresentação dos pratos são práticos e convidativos, formando a culinária ideal para o mundo corporativo.

Esses pequenos pratos são presença certa em eventos gastronômicos de empresas, como confraternizações, lançamentos de produtos, feiras, palestras, entre outras ocasiões. O conceito do Finger Food agrada muito por oferecer aos convidados uma grande variedade de aperitivos, servidos de forma elegante e com muita agilidade.

As delícias do Finger Food

O Finger Food é muito indicado para compor a gastronomia de eventos empresariais. Entre as opções de petiscos e aperitivos que podem ser servidos, é possível destacar as mini porções de caldos, canapés, escondidinhos, biscoitos, casquinhas de concassée, kafta, pequenos sanduíches, pequenas porções de massas, entre outras delícias.

A principal característica desses pratos é que eles são servidos de forma informal,permitindo que os convidados comam com as mãos, sem perder a elegância. Isso garante que as pessoas possam circular mais durante o evento e interagir comoutros convidados, reforçando os relacionamentos entre clientes, colaboradores e fornecedores.

Outro diferencial do Finger Food é a apresentação do cardápio em mini porcelanas e panelinhas, com ouso de pequenas colheres, pratos e travessas. Essas comidinhas, além de muito saborosas, garantem o toque de sofisticação aos eventos corporativos, com uma decoração impecável e de muito bom gosto.

A elaboração do cardápio é feita de acordo com a necessidade do cliente, com total versatilidade e uma grande variedade de pratos.